Häufige Fragen

Der Citivo-Mängelmelder ist das Startmodul im Bürgerportal: Bürgerinnen und Bürger melden Schäden und Hinweise online mit Standort, Foto und Kategorie. Die Verwaltung bearbeitet die Vorgänge im Dashboard, weist Zuständigkeiten zu und dokumentiert den Status bis zur Erledigung.

Citivo ist ein Bürgerportal für Kommunen, das öffentliche Formulare und Verwaltungsdashboard verbindet. Neben dem Mängelmelder lassen sich Baustellen, Planungskarte, Bürgerbeteiligung, Raumvermietung, Fundbüro und Krisenmodus einzeln ergänzen. Das Portal läuft unter Ihrer Domain, auf Ihrer Infrastruktur und als White-Label-Lösung.

In der Regel etwa vier Wochen von Vertragsschluss bis Go-Live: Kickoff und Hosting in Woche 1, Installation und Konfiguration mit Branding und Stammdaten in Woche 2 bis 3, Test, Schulung und Freigabe in Woche 4. Der Ablauf folgt einem dokumentierten Onboarding-Plan mit Abnahmeprotokoll.

Ja. Stammdaten wie Gemeinden, Kategorien und Zuständigkeiten werden bei der Einrichtung übernommen. Für Räume, Vorhaben oder frühere Meldungen klären wir die Übernahme im Erstgespräch anhand der vorhandenen Datenlage.

Ja, Citivo ist eine White-Label-Lösung: Logo, Favicon, Farben, Name und alle Texte werden auf die Kommune angepasst. Das Portal tritt unter Ihrer Domain und Ihrem Namen auf.

Auf der Infrastruktur der Kommune oder bei einem Hoster Ihrer Wahl. Vollständiges Hosting in Deutschland ist möglich. Es gibt keine verpflichtende Cloud des Anbieters. Technische Anforderungen: PHP, MySQL/MariaDB, Apache oder Nginx.

Updates folgen einem dokumentierten Ablaufplan mit Qualitätsprüfung (automatisierte Tests und Prüfskripte) vor der Freigabe; jede Änderung ist im Changelog nachvollziehbar. Support-Anfragen stellt die Verwaltung direkt aus dem Admin-Bereich über ein integriertes Ticketsystem. Reaktionszeiten werden in einer SLA-Vereinbarung festgehalten.

Citivo bringt einen Krisenmodus mit reduzierten Kategorien, Warnbannern und CAP-Export mit. Im Krisenmodus wird eine statische Fallback-Seite bereitgestellt, die bei Ausfall von Datenbank oder PHP Basisinformationen liefert. Verfügbarkeit und Wiederherstellungszeiten regelt die SLA.

Ja. Personenbezogene Daten von Meldenden werden nach einer konfigurierbaren Frist automatisch anonymisiert (Standard: 90 Tage). Bürgerinnen und Bürger können über eine Online-Selbstauskunft nach Art. 15 DSGVO ihre gespeicherten Daten jederzeit selbst einsehen und als PDF oder JSON herunterladen. Ein Muster für die Auftragsverarbeitung, eine transparente Übersicht aller externen Dienste und Vorlagen für Rechtstexte sind enthalten. Die Marketing-Website setzt kein Tracking ein; im Produkt kann optional Matomo zur Webanalyse aktiviert werden, standardmäßig ist das ausgeschaltet.

Der Admin-Bereich ist durch Zwei-Faktor-Login, optionale IP-Beschränkung und Brute-Force-Schutz gesichert. Für freiwillige Bürgerkonten stehen Passkeys und TOTP zur Verfügung. Das Portal nutzt Content-Security-Policy, CSRF-Schutz und Rate-Limiting gegen Missbrauch. Sicherheitslücken können über einen dokumentierten Responsible-Disclosure-Prozess (security.txt nach RFC 9116) gemeldet werden.

Nur optional und nur mit Einwilligung: Fotos zu Meldungen können auf Wunsch per KI-Bildanalyse vorbeschrieben werden (Mangelart, Schadensbild, Prioritätseinschätzung), um der Verwaltung die Einschätzung zu erleichtern. Die Funktion ist abschaltbar, es findet keine automatisierte Entscheidung ohne menschliche Prüfung statt, und ohne Einwilligung der Meldenden wird kein Foto an den KI-Dienst übermittelt.

Das Portal ist an WCAG 2.1 AA und BITV 2.0 ausgerichtet und bringt eine anpassbare Barrierefreiheitserklärung mit Feedback-Mechanismus mit. Zusätzlich gibt es Seiten in Leichter Sprache und zur Gebärdensprache. Die Barrierefreiheitserklärung der Haupt-Demo dokumentiert die umgesetzten Hilfsmittel im laufenden Portal.

Citivo digitalisiert die Anliegen, die täglich in einer Kommune ankommen, und schließt damit die Lücke zwischen den formalen OZG-Verwaltungsleistungen und dem, was Bürgerinnen und Bürger sonst per Telefon, E-Mail oder am Schalter melden. Meldungen, Verlustanfragen, Vorschläge und Raumanfragen laufen vollständig digital ein, ohne Medienbruch und ohne Formular zum Ausdrucken.

Dazu bringt das Portal ein eigenes Nutzerkonto mit, über das Bürgerinnen und Bürger den Stand ihrer Vorgänge einsehen und nach Art. 15 DSGVO ihre gespeicherten Daten selbst als PDF oder JSON abrufen. Die Oberfläche ist auf WCAG 2.1 AA und BITV 2.0 ausgelegt, wie die Barrierefreiheitserklärung der laufenden Instanz zeigt.

Eine Anbindung an BundID ist derzeit nicht enthalten, technisch aber als zusätzlicher Verifizierungsweg vorgesehen. Für den Datenaustausch mit Fachverfahren stehen Open311, CSV, GeoJSON und eine nach OpenAPI 3.1 dokumentierte REST-Schnittstelle bereit.

Die Preise richten sich nach der Einwohnerzahl der Kommune. Der Mängelmelder ist immer enthalten; weitere Module werden einzeln dazugebucht. Details stehen auf der Angebotsseite; ein konkretes Angebot entsteht nach einem kurzen Erstgespräch.

Die Daten liegen ohnehin auf Ihrer Infrastruktur. Zusätzlich stehen jederzeit Exporte bereit: CSV, PDF und der offene Open311-Standard. Ein Vendor-Lock-in besteht nicht; auch die Lizenzprüfung blockiert die Software nicht, sie zeigt lediglich einen Status im Admin-Bereich an.

Ja. Für Beschaffungsstellen liegen ein Vergabe-Factsheet (Standards, Datenschutz, Sicherheit, Betrieb), eine SLA-Vorlage, ein Muster zur Auftragsverarbeitung und die Dokumentation der offenen Schnittstellen (Open311, CAP 1.2, OKSTRA-ähnlich, OpenAPI 3.1) bereit. Unterlagen für Vergabe und Beschaffung