Häufige Fragen

In der Regel etwa vier Wochen von Vertragsschluss bis Go-Live: Kickoff und Hosting in Woche 1, Installation und Konfiguration mit Branding und Stammdaten in Woche 2–3, Test, Schulung und Freigabe in Woche 4. Der Ablauf folgt einem dokumentierten Onboarding-Plan mit Abnahmeprotokoll.

Ja. Stammdaten wie Gemeinden, Kategorien und Zuständigkeiten werden bei der Einrichtung übernommen. Für Räume, Vorhaben oder frühere Meldungen klären wir die Übernahme im Erstgespräch anhand der vorhandenen Datenlage.

Ja, Citivo ist eine White-Label-Lösung: Logo, Favicon, Farben, Name und alle Texte werden auf die Kommune angepasst. Das Portal tritt unter Ihrer Domain und Ihrem Namen auf.

Auf der Infrastruktur der Kommune oder bei einem Hoster Ihrer Wahl – vollständiges Hosting in Deutschland ist möglich. Es gibt keine verpflichtende Cloud des Anbieters. Technische Anforderungen: PHP, MySQL/MariaDB, Apache oder Nginx; eine Docker-Variante steht bereit.

Updates folgen einem dokumentierten Ablaufplan mit Qualitätsprüfung (automatisierte Tests und Prüfskripte) vor der Freigabe; jede Änderung ist im Changelog nachvollziehbar. Support-Anfragen stellt die Verwaltung direkt aus dem Admin-Bereich über ein integriertes Ticketsystem. Reaktionszeiten werden in einer SLA-Vereinbarung festgehalten.

Citivo bringt einen Krisenmodus mit reduzierten Kategorien, Warnbannern und CAP-Export mit. Fällt die Datenbank aus, liefert das System automatisch eine statische Informationsseite aus, damit Bürgerinnen und Bürger weiterhin Basisinformationen erhalten. Verfügbarkeit und Wiederherstellungszeiten regelt die SLA.

Ja. Personenbezogene Daten von Meldenden werden nach einer konfigurierbaren Frist automatisch anonymisiert (Standard: 90 Tage). Bürgerinnen und Bürger können über eine Online-Selbstauskunft nach Art. 15 DSGVO ihre gespeicherten Daten jederzeit selbst einsehen und als PDF oder JSON herunterladen. Ein Muster für die Auftragsverarbeitung, eine transparente Übersicht aller externen Dienste und Vorlagen für Rechtstexte sind enthalten. Weder Website noch Produkt setzen Tracking-Dienste ein.

Der Admin-Bereich ist durch Zwei-Faktor-Login, optionale IP-Beschränkung und Brute-Force-Schutz gesichert. Das Portal nutzt Content-Security-Policy, CSRF-Schutz und Rate-Limiting gegen Missbrauch. Sicherheitslücken können über einen dokumentierten Responsible-Disclosure-Prozess (security.txt nach RFC 9116) gemeldet werden.

Nur optional und nur mit Einwilligung: Fotos zu Meldungen können auf Wunsch per KI-Bildanalyse vorbeschrieben werden (Mangelart, Schadensbild, Prioritätseinschätzung), um der Verwaltung die Einschätzung zu erleichtern. Die Funktion ist abschaltbar, es findet keine automatisierte Entscheidung ohne menschliche Prüfung statt, und ohne Einwilligung der Meldenden wird kein Foto an den KI-Dienst übermittelt.

Das Portal ist an WCAG 2.1 AA und BITV 2.0 ausgerichtet und bringt eine anpassbare Barrierefreiheitserklärung mit Feedback-Mechanismus mit. Zusätzlich gibt es Seiten in Leichter Sprache und zur Gebärdensprache. Für die BITV-Prüfung je Instanz ist ein Prüfprotokoll-Verfahren dokumentiert.

Die Preise richten sich nach der Einwohnerzahl der Kommune. Der Mängelmelder ist immer enthalten; weitere Module werden einzeln dazugebucht. Details stehen auf der Preisseite; ein konkretes Angebot entsteht nach einem kurzen Erstgespräch.

Die Daten liegen ohnehin auf Ihrer Infrastruktur. Zusätzlich stehen jederzeit Exporte bereit: CSV, PDF und der offene Open311-Standard. Ein Vendor-Lock-in besteht nicht – auch die Lizenzprüfung blockiert die Software nicht, sie zeigt lediglich einen Status im Admin-Bereich an.

Ja. Für Beschaffungsstellen liegen ein Vergabe-Factsheet (Standards, Datenschutz, Sicherheit, Betrieb), eine SLA-Vorlage, ein Betriebshandbuch und die Dokumentation der offenen Schnittstellen (Open311, CAP 1.2, OKSTRA, DCAT-AP, OpenAPI 3.1) bereit.